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違紀處罰的程序

2020-08-11

一、處罰依據
員工違紀行為發生后,企業HR應找到與其行為一一對應的處罰依據,并且作為該處罰依據的員工懲處制度需要經過以下程序才具有法律效力:(1)制定過程中經過了職工代表大會的協商程序;(2)制定過程中經過了工會(無工會的,選舉職工代表)的討論程序;(3)制度向全體員工公示;(4)勞動者知曉該制度的文件(有培訓記錄、簽收記錄等)。這4個步驟缺一不可,如有一個步驟出現重大瑕疵,就可能導致處罰依據無效。

【律師分析】

隨著無紙化辦公的推廣,一些大型的企業,尤其是跨國企業,在總部制定出相關規章制度后,常常通過企業網站、電子郵件和公共盤的方式,告知下屬公司或關聯企業的員工。新的《江蘇省勞動合同條例》也肯定了此種公示的效力,但是,此公示方法雖然效率較高,但風險也很高,一旦發生糾紛,很難提供直接有效的證據。因為公共盤、網站由企業掌握,企業可以通過技術性手段修改公共盤、網站上的信息,司法機關在審查該證據時,非常謹慎。僅有公共盤等電子載體,沒有其他證據輔證的話,法官一般會從有利于勞動者的角度推斷該證據。因此,從舉證角度考慮,建議不要用此種辦法公示,如果企業確實因實際情況需要采用電子載體進行公示的,應分以下三步進行。

1.確認勞動者有查看企業公共盤、電子郵箱等電子媒體的權限和條件。如為勞動者配備工作用電腦、設置公共盤、網站、電子郵箱的登錄賬號和密碼,并由員工簽字確認自己的賬號、承諾定期(每周或每月,周期不宜太長)查看電子載體信息。

2.企業IT人員定期將電子載體上的信息制作成表格,并簡要注明信息內容;或通過計算機技術手段記錄員工瀏覽規章制度的情況,無論是信息表格還是瀏覽記錄,都需員工簽字確認已經查看過并知曉內容;電子郵件公示的,發件箱要保存發件記錄。

3.—旦發生糾紛訴至法院,企業可以請求公證人員進行證據保全。在公示規章制度時,可根據企業的實際情況綜合運用多種方式達到讓勞動者知曉的目的,但無論采用何種方式,都應遵循“主動、如實告知”的基本原則,并增強固定和保留證據的意識。實踐中,有的企業為了自身管理需要,只公布約束勞動者的規章制度,隱藏約束企業的條款,或者只公示約束部分特定員工的條款。這些打擦邊球的行為,雖然可以取得短期效益,但是違反了規章制度公示時單位應“主動、如實告知”的原則,存在很大的法律風險。

二、違紀證據
違紀證據的收集,是對員工處罰最關鍵的一環。首先要以事實調査為基礎,員工違紀的表面現象通常相同,但是背后的原因千差萬別,對違紀定性影響很大,因此建議企業事先應進行全面調査,避免先入為主,未經調査就草率做出違紀決定。其次證據要確實充分。模棱兩可的證據不能作為解除依據。最后,還要確保證據收集的時效性,一經發現員工違紀,立即收集證據,這樣才能在第一時間固定證據。

【律師分析】

HR 對于各種違紀行為,應及時處理。內部記過等處分決定是企業用工自主權的體現,不屬于勞動仲裁的受理范圍,如果勞動者以撤銷單位處分決定為由申請勞動仲裁的話,仲裁委將不予受理。但是,如果勞動合同的解除依據是單位的處分決定,那么,司法機關將審查處分通知書的內容及出具程序,通過對事實和程序進行嚴格審查來判斷單位的解除是否合法。

三、處分通知書的送達
《最高人民法院關于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋(一)》 第十三條規定,因用人單位做出的開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬等決定而發生的勞動爭議,用人單位負有舉證責任。《勞動合同法》規定,企業解除勞動合同的,自勞動者收到解除通知之日起生效。因此,企業做出單方的解除決定后,必須舉證該決定有效送達給了員工。法定的送達方式包括直接送達、留置送達、郵寄送達、公告送達等。采用郵寄送達方式時,應注意事先約定送達地址。留置送達的操作難度較大,而公告送達只有在前幾種方式無法送達的情況下才能適用,且必須在規定的公眾媒體上公告。

【律師分析】

因解除或者終止勞動關系產生的爭議,用人單位不能證明勞動者收到解除或者終止勞動關系書面通知時間的,勞動者主張權利之日為勞動爭議發生之日。

---- 引自《人力資源法律管理 規章制度管理》第十三章 懲處制度

 

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